Bij PowerQ ontmoeten we regelmatig inkopers die aan het einde van de looptijd van hun energiecontract plotseling ontdekken dat ze nog geen nieuw contract hebben voor de komende periode. Vaak ligt hun focus op andere zaken en heeft energie niet de hoogste prioriteit. Vervolgens neemt de druk rap toe omdat ze in korte tijd nog heel veel moeten regelen. En dan is het ook nog maar te hopen dat de energieprijzen een beetje gunstig uitvallen, want rustig de ontwikkelingen afwachten is er uiteraard niet meer bij…

Herkenbaar? Energie is voor veel inkopers nu eenmaal een noodzakelijke commodity waaraan ze zo min mogelijk tijd willen spenderen. Wat ze doorgaans wél willen, zijn goede algemene voorwaarden en scherpe tarieven. Het gaat immers wél over een kostenpost van enkele tonnen tot miljoenen euro’s per jaar en dan tikt elk procentje voordeel aan. De energiemarkt is echter complex en vraagt om expertise, aandacht én tijd: het kost doorgaans een paar maanden om tot een goed contract te komen, al was het maar omdat je de energietarieven op het juiste moment wilt vastleggen.


Wat zou het voor je betekenen als jouw energie-inkoop goed is geregeld terwijl dat je maar weinig tijd heeft gekost?



Mis je het juiste moment om je energiecontract te verlengen en laat je de opzegtermijn bij je huidige leverancier verlopen, dan wordt je contract doorgaans automatisch verlengd. Dat is bij veel inkopers niet bekend, al is het vaak wel terug te vinden in de kleine lettertjes van de algemene voorwaarden van de energieleverancier. Bij automatische verlenging krijg je vaak een zogeheten ‘default contract’, met minder gunstige voorwaarden en tarieven. Daar zit je uiteraard niet op te wachten.

Zoals ik hiervoor al schreef, kost het enkele maanden om een nieuw energiecontract uit te onderhandelen of te switchen van energieleverancier. Wacht daarmee dus niet te lang! Om je te helpen, ga ik hieronder in op de mogelijke voordelen van een nieuw contract en leg ik uit welke stappen je moet zetten om een nieuw energiecontract bij je huidige óf bij een nieuwe leverancier af te sluiten.

Wat schiet ik ermee op?

Natuurlijk wil je allereerst weten wat het je oplevert als je meer tijd en energie zou besteden aan het onderhandelen over en afsluiten van een nieuw leveringscontract. Ik licht er een paar voordelen voor je uit:

Scherp tarief

De hoogte van het tarief is onderhandelbaar en hangt onder meer af van het volume dat je afneemt en van je verbruiksprofiel. Het scherpste tarief komt tot stand door volumes te bundelen in een collectief, want dat verbetert je onderhandelingspositie. Simpel gesteld: meer volume leidt tot betere voorwaarden waaronder de prijs kan worden vastgelegd. Om je inkooprisico te spreiden, wordt de marktprijs gemonitord en in delen vastgelegd op momenten waarop de prijs laag is. Een gedegen collectieve inkoopstrategie levert je dus een scherper energietarief op dan wanneer je de markt individueel benadert.

Algemene voorwaarden

Een belangrijke voorwaarde is de betalingstermijn. De meeste leveranciers hanteren 14 dagen, de meeste organisaties zien liever 30 dagen of meer. Ook dit is onderhandelbaar, net als opzegtermijnen en de eerder genoemde stilzwijgende contractverlenging.

Bandbreedte voor mutaties

Verwacht je in de toekomst een locatie te moeten afstoten of juist nieuw te moeten aansluiten? Zorg dan dat je contract hiertoe voldoende ruimte biedt. Ook hier geldt dat je binnen een collectief betere  voorwaarden kunt bedingen dan individueel.

Bandbreedte voor volume

Ook vermeldt het contact een bandbreedte voor het volume. Neem je meer of minder volume af dan je vooraf hebt afgesproken, dan volgt een boete of verrekening. Omdat een collectief grotere volumes afneemt, geeft de bandbreedte meer of zelfs onbeperkte flexibiliteit dan bij een individueel contract.

(TIP) Kijk kritisch naar je gecontracteerde vermogen

Het afsluiten van een nieuw leveringscontract is een prima gelegenheid om ook je gecontracteerde vermogen te herzien. Misschien is het maximaal benodigde vermogen de afgelopen jaren door investeringen in energiezuinige apparatuur wel teruggelopen en betaal je nu voor capaciteit die je niet nodig hebt. Wijzigingen in het vermogen geef je overigens niet door aan je energieleverancier, maar aan de netbeheerder.

Hoeveel tijd heb ik nodig om dit te regelen?

Wil je je energie-inkoop goed geregeld hebben? Uiteraard, wie niet! De vraag is dan: hoe ga je dat zo efficiënt mogelijk organiseren? Je kunt natuurlijk zelf verschillende offertes uit de markt halen. Maar om goede voorwaarden én een scherp tarief te bedingen zonder daar veel tijd aan kwijt te zijn, raad ik je aan om je aan te sluiten bij een collectief. Hieronder beschrijf ik de zes stappen die je moet zetten om tot een goed contract te komen:

1 | Voorkom stilzwijgende verlenging van je huidige leveringscontract

Voorkom dat je vervalt in een ‘default contract’ door de opzegtermijn van je huidige leveringscontract in acht te nemen. Vaak bedraagt zo’n opzegtermijn drie maanden. Door je huidige energiecontract zo vroeg mogelijk op te zeggen, heb je voldoende tijd om van leverancier te switchen.

2 | Verzamel relevante gegevens van alle actuele aansluitingen

Voor een offerteaanvraag heb je van alle aansluitingen de EAN-codes voor gas en stroom én de bijbehorende verbruikscijfers nodig om een scherpe aanbieding te krijgen. Een energieleverancier moet immers weten waar hij aan toe is. Hoe meer aansluitingen je hebt, des te meer tijd het verzamelen van deze gegevens kost. Heb je veel aansluitingen (meer dan vijf locaties met gas en stroom), dan kost het je intern al snel een week of drie voor je alle benodigde data beschikbaar hebt.

3 | Stem je inkoopstrategie intern af

Op welke wijze moeten gas en stroom worden ingekocht? Voor één jaar of voor meerdere jaren vooruit? En hoe vaak – ofwel: met hoeveel clicks – per jaar? Wanneer moeten de afnamevolumes worden vastgelegd en hoe groot moeten die volumes dan zijn? Al deze aspecten van je inkoopstrategie hebben invloed op de uiteindelijke prijs die je voor energie gaat betalen. Het is daarom van belang dat je intern draagvlak creëert voor je inkoopstrategie. Houd rekening met twee weken voordat hierover overeenstemming is bereikt.

4 | Laat machtigingen en contracten ondertekenen

Kies je voor de voordelen van een inkoopcollectief, dan moet een externe partij je verbruiksgegevens bij de meetbedrijven kunnen opvragen zodat de energieleveranciers je afnameprofiel kunnen bepalen. Deze gegevens zijn nodig om je verbruik te kunnen prijzen. Voor het opvragen ervan zijn machtigingen nodig die door een tekenbevoegde binnen je organisatie zijn ondertekend. Trek hiervoor een week uit.

5 | Laat een collectieve tender uitvoeren

Bij collectieve inkoop van energie wordt altijd een tender uitgevoerd. Zo’n tenderproces neemt vaak een week of zes in beslag. Die tijd is hard nodig om goede tarieven en voorwaarden uit de markt te halen en goed met elkaar te vergelijken.

6 | Regel je facturatiewensen in

Wil je een verzamelfactuur of ontvang je liever per locatie losse facturen? En wil je je facturen via factuurvalidatie laten lopen? Dergelijke vragen moeten doorgaans intern worden afgestemd. Ook hier gaat vaak wel een week overheen.

Conclusie: wacht niet te lang!

Zoals je ziet, vergt het contracteren van energie de nodige tijd en expertise. Kijk daarom ver genoeg vooruit en zet minimaal drie tot vier maanden vóór de einddatum van het leveringscontract de eerste stappen om te komen tot een nieuw energiecontract.

Contact

Alvast beginnen met minder gas? Neem contact op met Jaap van Kriekingen, Manager Accounts, via 010-2019737 of jaap.van.kriekingen@powerq.nl, of vraag naar uw contactpersoon.

Plaats een reactie